Je bénéficie de fonds européens : quelles sont mes obligations ?

Lorsque votre projet bénéficie d'une subvention européenne, plusieurs obligations sont à votre charge. Les plus importantes portent sur les obligations de publicité européenne et sur la conservation de certains documents.

Toutes les obligations à la charge du bénéficiaire sont mentionnées dans la convention d'attribution de la subvention, parmi celles-ci figure la réalisation du bilan d'exécution de l'opération cofinancée.

Modification du projet

Toute modification du contenu de l'opération ou de ces conditions de réalisation doit être signalée, par courrier motivé, auprès du service instructeur. Après analyse, vous serez informé des conséquences que ces changements peuvent induire sur l'aide européenne.

Bonne pratique :

Il est conseillé de contacter l'instructeur de votre dossier avant toute réorientation du projet et dans les plus brefs délais suite à un imprévu. Un changement de stratégie, de partenariat ou de calendrier, peut avoir un impact important pour l'éligibilité des dépenses aux fonds européens.

Demande de paiement

Le paiement de l'aide européenne s'effectue par un remboursement des dépenses acquittées durant la période de réalisation conventionnée et sur la base de l'échéancier de réalisation annexé à la convention.

Les demandes de paiement sont effectuées :

  • au fur et à mesure de la réalisation du projet. Ce sont les demandes de paiements intermédiaires.
  • à la fin de votre projet pour effectuer la demande de solde.

 

Indicateurs et évaluations

Les indicateurs permettent de nourrir le cadre de performance du programme. A partir de ces indicateurs, les résultats du programme et son impact pourront être analysés et évalués dans le cadre du plan régional d'évaluation sur les programmes.

Le bénéficiaire s'engage à renseigner :

  • en prévisionnel au moment de la demande de subvention pour quantifier les objectifs poursuivis et résultats attendus,
  • en réalisé au moment de la demande de solde pour quantifier les objectifs atteints et résultats obtenus.

La Région pourra solliciter le bénéficiaire pour les besoins des évaluations qui seront menées dans le cadre du programme.

FSE - Le suivi des participants

La Commission européenne souhaite connaître l'influence des actions cofinancées par le FSE sur les trajectoires professionnelles et la formation des participants afin de rendre compte de l'utilisation de l'argent public. Elle demande donc un suivi des participants.

Les porteurs de projets doivent collecter des informations sur les participants à leur entrée et sortie de l'opération, puis 6 mois après la fin de l'opération. Un questionnaire a été établi par la Région. L'informatisation des réponses et la transmission des questionnaires à la région est assurée par les porteurs de projets.

Pour vous accompagner, un "kit de collectes des données" est à votre disposition. Il est composé :

  • d'une présentation des exigences réglementaires européennes et de leurs conséquences pour les porteurs de projets,
  • de fiches méthodologiques destinées à faciliter l'accompagnement des participants lors du renseignement du questionnaire,
  • de fiches méthodologiques pour faciliter la transmission des données,
  • d'informations réglementaires,
  • du bordereau d'envoi des questionnaires papier,
  • les questionnaires d'entrée en opération et de sortie en opération.

Pour toute question relative au suivi des participants, contactez Léa MONTANOLA (03.80.44.33.53).

Communiquer

L'obligation de communication a pour objectif de rendre visible auprès du grand public l'apport de l'Union européenne sur le territoire via les aides attribuées aux bénéficiaires (FEDER, FSE et FEADER). Il s'agit d'une obligation à part entière à la charge du bénéficiaire d'un financement européen, explicitement mentionnée dans la convention attributive de subvention.

Le contenu et les modalités de l'obligation de publicité diffèrent selon le montant total du projet et le montant de l'aide publique accordé.

D'une façon générale, il est attendu du bénéficiaire de toute aide européenne qu'il assume un rôle d'ambassadeur de l'Europe, et qu'il contribue à faire connaître par tous les moyens à sa disposition le soutien dont il a bénéficié : insertion d'une mention et de logos sur le site Internet, sur les panneaux de chantiers, sur une plaquette de présentation de l'entreprise, dans un article de presse ou lors d'un événement tel qu'une inauguration officielle...

A noter que les dépenses liées à l'accomplissement de cette obligation de publicité (ex : coût de réalisation du panneau de chantier) entrent dans l'assiette des dépenses subventionnables.

Il est recommandé de conserver une trace de la réalisation de cette oblilgation de publicité dans le dossier de demande de subvention (par exemple : photo du panneau de chantier temporaire, copie d'écran du site internet, copie de l'article de presse, etc...), car elle vous sera demandée lors de tous contrôles et avant le paiement du solde de la subvention.

Le non respect de cette obligation de publicité peut entraîner le remboursement de tout ou partie de la subvention.

Pour aider les bénéficiaires à assurer ces obligations, un kit de publicité précisant leur contenu et les modalités de mise en oeuvre est remis aux bénéficiaires à la signature de la convention. Ce guide sera prochainement disponible.

Cliquez ici pour télécharger les logos utiles à vos actions de communication

Contrôle

Le bénéficiaire s'engage à se soumettre à tout contrôle technique, administratif et financier en lien avec l'opération, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par la Région et par toute autorité commissionnée par l'Etat ou par les corps d'inspections et de contrôle, nationaux ou européens (Commission européenne, OLAF, Cour des comptes européennes ...)

Conserver mes documents

Pour les projets financés par des fonds européens sur la période 2014-2020, le bénéficiaire est invité à conserver l'ensemble des documents constitutifs de son dossier jusqu'au 31 décembre 2027.

Pour les projets financés par des fonds européens sur la période 2007-2013, le bénéficiaire est invité à conserver l'ensemble des documents constitutifs de son dossier jusqu'en 2021.

La convention signée par le bénéficiaire prévoit cette obligation, qui s'applique en particulier aux documents comptables et financiers et de manière générale, à tous les documents permettant de justifier de la bonne utilisation des financements publics accordés, en cas de contrôle par l'administration.

Exemples de justificatifs à conserver : les livres comptables permettant de vérifier l'entrée en compte de subvention dans la comptabilité du bénéficiaire, les justificatifs de paiement des factures à des fournisseurs...

Le bénéficiaire est tenu d'établir dans tous les cas une comptabilité analytique propre au projet financé.

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